关于如何提高工作效率的几点建议

                                                         邝思敏          

     年复一年、日复一日，高强度、极具重复性的工作已让许多员工身心疲惫。公司每一个岗位都须付出大量的时间与耐心去处理工作中反复出现的问题，永远没有休止的工作使大家几乎都成了工作的机器。显然，如何提高工作效率，已成为当前必须解决的问题。下面，本人将对在日常工作中，如何提高工作效率做出几点建议，希望可以使工作效率得到改善和提高。

     1、每天定时完成日常工作

     每一个岗位每天都需要做一些反反复复的工作，这些工作包括处理文件、资料、和同事或上级的交流、和企业必要的交流等等。这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

     处理这些日常工作的最佳方法是定时完成，在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它。

     除非有什么特殊原因，否则，强迫自己在预定时刻之内不要因为非预定的工作要乱了阵脚。这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

     2、安排好随时可进行的备用任务，以不浪费时间

     我们常常会遇到这样的情况：经过一轮冲锋，将手头上的几项紧急的任务都完成后，不想做任何需要投入精力的工作，而下班的时间还未到来。

     通常，遇到这些情况时，我们会采用两种方法去对待：或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是最浪费时间的一种做法，而随便进行一项工作，最可能的结果是工作效率极其低下，而真正需要处理的事务确被忘却。

     对待这样的空白时间最好的方法是：预先准备备用的任务，而利用这样的时间去进行它。这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大量的脑力去思考；随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行；没有太大的时间压力，不必在某个时间非完成不可。

     如果你安排好了这样的任务，不但可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来，并且还可以在日积月累下获得额外的收获。

     3、列出工作计划，并且用明显的方式提示完成的进度

     工作计划是必不可少的，这种计划并不是为了向谁汇报，也不是为了给自己增加压力，而是为了让自己记住有哪些事情需要去做，而不是被无形且又说不清楚的工作压力弄得晕头脑涨，烦躁不已。

     首先，在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情，除非有严格时间限制的任务（例如：周三技委会前必须提交出的资料或注撤消名单等），否则，周计划无须设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让自己不会忘记本周要做的工作。

     其次，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天必须做的事，并安排具体时间去完成。例如，先列出所有需要打的电话，和每个电话的内容，从早上九点半到十一点半之间安排与企业沟通的时间。这张时间表应该随时在身边，一抬眼就能看到，随时都可以提醒自己下一步工作的内容。

     最后，必须进行工作计划的总结。用粗笔把已做完的事从周计划和日时间表中重重地划去，然后，把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去。

     制定计划的根本目的不是给自己施加任何压力，而是给自己一个清晰的、有准备的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而烦恼，而是要记住这些任务，并且尽快安排时间去完成。同时，工作计划不但不会带来压力，还会给你带来自信和成就感。当你看到面前成堆的任务被狠狠地划去时，就象征服和消灭敌人一样畅快淋漓。

     4、善于思考和总结

     无论是漂亮地完成一项任务或是完成的不够尽人意时，不要急于沾沾自喜或马上灰心丧气。静下心来，总结自己成功的心得或失败的原因。善于总结和思考才能使自己在不断的磨练中蜕变。